Fælles Medicinkort - Dokumentation

Dosisdispenseringsperioden repræsenterer den enkelte dosisrulle der skal pakkes til patienten. Den indeholder følgende information

• ID
• Periode Start
• Periode slut
• Tidsfrist for ændringer
• Pakningstidspunkt
• Forventet leveringstidspunkt
• Reference til Dosiskort
• Produktionsid (stregkode)
• Evt Akut status

Perioden har desuden en status, der indikerer hvor den befinder sig i workflowet i forbindelse med pakning af rullen.

Følgende diagram viser hvilke status en dosisdispenseringsperiode kan have, og hvordan forskellige services kan skifte periodens status. De grønne status'er sættes som udgangspunkt af udleveringsapoteket, de blå af pakkeapoteket. Den røde status “Slettet” status vil ikke blive vist i nogen services.

FMK har 2 typer DD perioder, de ordinære og de akutte. De ordinære er de DD perioder som apoteket arbejder med i det normale workflow, hvorimod akutte perioder anvendes, ved ændringer, der ikke kan afvente næste ordinære pakning, eller hvor der af andre årsager er brug for en mere manuel håndtering af processen.

En grundlæggende validering som foretages af FMK, sikrer at ordinære aktive perioder ikke kommer til at overlappe, altså at der ikke er 2 eller flere aktive perioder på samme DD kort som dækker de samme dage. Med aktive DD perioder menes alle perioder der IKKE har en af følgende status: “Ekspederes ikke”, “Kasseres” eller “Ikke udleveret af apoteket”. Det er derfor tilladt at have andre aktive DD perioder som har overlappende dage med perioder der er i en af disse 3 statusser.

For Akutte DD perioder gælder dog specielle regler, da disse godt må overlappe med andre DD perioder, dog må akutte DD perioder ikke være forskudt i forhold til disse. Dvs at en akut DD perioder højst må overlappe med een ordinær periode.

Akutte DD perioder undtages fra flere valideringer omkring statusskift for DD perioder, og det er derfor muligt at omgå valideringer som foretages for ordinære perioder. Akutte perioder bør kun anvendes i akutte situationer (jævnfør de definerede akut statusser), og når de anvendes er det op til apoteket at sikre en korrekt håndtering i forhold til eventuelle andre aktive dosisdispenseringsperioder for den samme patient.

Bemærk: Ordinære DD perioder kan godt ændres til akutte, men en akut periode kan ikke ændres til en ordinær periode.

En periode kan kun ændres til akut i en af de 3 første status (Planlagt, Apoteksbehandling påbegyndt & Klar til Pakning).

Der gælder specielle regler for perioder med akut markeringen ”Akut supplerende pakning for tilføjet medicinering”. Supplerende perioder skal oprettes på et særskilt DD kort. De må ikke findes på samme DD kort som ordinære perioder eller akutte perioder med en anden type.

Perioder med denne akut markering indgår ikke i valideringer for status skift, og kan pakkes fuldstændigt uafhængigt af patientens øvrige DD kort. Kort med kun supplerende perioder betegner vi som Supplerende Kort.

Undervejs i apotekets behandling af en patients DD periode, vil der være specifikke milepæle som markeres ved at perioden skifter status. Der findes følgende statusser en periode kan have. Nogle af disse sættes af udleveringsapoteket (angives med UA), andre sættes primært af pakkeapoteket (angives med PA) Begge disse fremgår af patientens DD kort.

• Planlagt: Perioden er planlagt af apoteket med de angivne dage, deadline mm.
• Apoteksbehandling påbegyndt: UA har påbegyndt behandlingen af perioden. Her vil de opdatere den planlagte administration, vælge substitution, mm således det stemmer overens med patientens medicinering som angivet på medicinkortet.
• Klar til pakning: UA har færdig behandlet perioden og har klargjort denne til at PA kan overtage og gennemføre en pakning. PA kan i denne fase lave yderligere substitution, hvis nødvendigt.
• Pakning påbegyndt: PA har påbegyndt deres pakning. Mens dette foregår kan UA ikke skifte statussen.
• Pakning afsluttet: PA har afsluttet pakningen af perioden, og denne klargøres til afsendelse til UA.
• Ekspederet: UA har modtaget den fysisk pakkede medicin, og denne ekspederes og sendes/udleveres til patienten.
• Kasseres: UA konstaterer at der er et problem med den ekspederede rulle, og derfor skal denne kasseres, således det tydeliggøres, at denne ikke bør benyttes efter en angivet dato. Det kasserede vil typisk blive erstattet af en akutperiode.
• Ikke udleveret af apoteket: Såfremt rullen kasseres inden den er ekspederet, får rullen denne status.
• Ekspederes ikke: Hvis UA påbegynder behandlingen af perioden, mens patientens DD er sat i bero, eller der hvis ingen medicin er planlagt i perioden, vil FMK sætte perioden i denne status i stedet, og returnere en advarsel.

For hver at disse status er der en eller flere mulige status-skift som aktiveres ved at benytte forskellige services alt efter om man vil frem eller tilbage i processen jævnfør tegningen øverst. For de første statusskift i den normale arbejdsgang er der en række valideringer specielt vedrørende ordinære perioder for patienter med flere dosiskort. Disse er indført for at sikre mod at ændringer i patientens medicinering træder delvis i kraft, med fejlmedicinering til følge. I det følgende nævnes først hvilke valideringer hvert skift kan involvere. En detaljeret beskrivelse af valideringen kommer i senere afsnit. Forsøg på at foretage et statusskift der ikke er tilladt ifølge ovenstående tegning, vil fejle. Fx Planlagt → Pakning afsluttet, er ikke mulig.

Planlagt er den første status alle DD perioder har. En nyoprettet DD periode vil altid have denne status. Herefter vil det typisk være UA som påbegynder ekspeditionen af DD perioden. Så længe en periode er i denne status, anses den som åben for ændringer fra lægen.

De mulige status skift for UA er: Forsætte til enten Apoteksbehandling påbegyndt eller Klar til Pakning

Begge af disse status skift på ordinære perioder medføre følgende valideringer: ”Administration påkrævet”, ”DD ikke i bero” & ”Perioder startes samtidig”. Læs mere om disse i validerings-afsnittet.

Det er også muligt at slette en DD periode. Dette fjerner helt DD perioden, og den har derfor ikke en status. Denne handling kan ikke fortrydes, og kan kun udføres når perioden har status Planlagt.

Apoteksbehandling påbegyndt er den status, hvor UA klargør perioden til pakning ved at opdatere den planlagte medicin. I denne status er der således låst for ændringer fra medicinkortet. Dvs at ændringer i patientens medicin efter perioden sidst skiftede fra Planlagt ikke nødvendigvis bliver inkluderet.

De mulige status skift for UA er: tilbage til Planlagt & Fortsæt til Klar til Pakning.

Hvis der afbrydes ekspedition og perioden derved flyttes tilbage til Planlagt medføre det følgende special validering: ”Perioder afbrydes samtidig”.

Hvis ekspeditionen forsættes og der rykkes frem til ”Klar til pakning” medføre det følgende specielle valideringer: ”Administration påkrævet”, ”DD ikke i bero” & ”Perioder startes samtidig”.

Klar til pakning er en status der er tiltænkt til når UA er færdig med deres behandling af perioden, og overdrager den til PA så de kan påbegynde deres process med at pakke perioden. Opdages der fejl her i en af perioderne, bør alle patientens perioder rykkes tilbage i status, således at UA har mulighed for at rette dem. Så snart alt er i orden kan sætter UA igen Klar til pakning og PA kan overtage og rykke fremad status.

De mulige status skift er: Tilbage til Planlagt, tilbage til Apoteksbehandling påbegyndt & fortsæt til Pakning påbegyndt.

Hvis ekspeditionen afbrydes af UA er der både mulighed for at sætte perioden direkte tilbage til en af de 2 tidligere status, altså Planlagt eller Apoteksbehandling påbegyndt. Begge disse medfører følgende special validering: “Perioder afbrydes samtidig”

Hvis PA accepterer perioden som klar, kan de forsætte processen og flytte status til Pakning påbegyndt. Dette medfører ikke yderligere specielle valideringer.

Pakning Påbegyndt er en status der anvendes af PA. Med denne status markerer PA at de har overtaget og er gået i gang med at foretage den fysiske pakning. Det er vigtigt at denne status sættes så snart PA har klargjort perioden til pakning, da kun PA kan udføre valide status skift på en periode med denne status.

De mulige status skift PA kan udføre er: Tilbage til Klar til pakning & fortsæt til Pakning afsluttet.

Ingen af disse statusskift medfører yderligere specielle valideringer.

Pakning afsluttet er en status der sættes af PA, når de er færdige med at pakke den fysiske rulle. Nu kan PA så sende denne fysiske rulle til UA som så overtager kontrollen, eller de kan bibeholde kontrollen hvis der opdages en fejl med det pakkede medicin som skal udbedres.

De mulige status skift er: PA kan sætte tilbage til Klar til pakning eller UA kan fortsætte til Ekspederet.

Ingen af disse status skift medfører yderligere specielle valideringer.

Ekspederet er den status der påsættes af UA, når de udleverer/afsender den fysiske rulle til patienten. Nu er deres umiddelbare arbejde med denne periode ovre, og med mindre der opdages en fejl, eller der indrapporteres et problem med den fysiske rulle, bør der ikke gøres yderligere fra apotekernes side.

De mulige status skift for UA er: Annullere ekspeditionen og sætter tilbage til Pakning afsluttet & der opdages et problem med rulle, og den Kasseres.

Ingen af disse status skift medfører yderligere specielle valideringer.

Disse to statusser kan man skifte til i de tilfælde hvor der er sket en fysisk pakning, men den af en eller anden grund skal kasseres. Såfremt det er muligt, bør apoteket dog flytte en periode tilbage i status og korrigere en eventuel fejl, frem for at kassere perioden og starte forfra.

Man kommer i en af disse to status med samme service, nemlig ved at kassere en periode. Hvis perioden kasseres med den er i status Ekspederet vil perioden få status Kasseres, kasseres der fra en anden status vil perioden få status Ikke udleveret af apoteket.

De mulige status skift er: Fortryd kassering, hvilket sætter perioden tilbage til dens forrige status.

Fortrydes en kassering medfører det følgende special validering: “Periode kan aktiveres”.

Denne status havner en DD periode automatisk i når UA påbegynder ekspeditionen, hvis fx patientens DD er sat i bero. Dette vil sige at det er blevet besluttet af lægen/apoteket at borgeren i en periode ikke skal modtage dosisdispenseret medicin.

Mulige status skift er: Afbryd ekspedition og sæt status til enten Apoteksbehandling påbegyndt eller Planlagt.

Begge disse status skift medføre følgende special validering: ”Periode kan aktiveres”.

Der er en lang række valideringer i forhold til status skift i dosisdispensering, nogle er ret generelle, mens andre er mere specielle i forhold til enkelte status skift. Det vil være på plads først at gennemgå nogle af de mere generelle valideringer, og derefter gennemgå de specielle valideringer i separate afsnit.

• De generelle valideringer inkludere bl.a.:
• Den angivne periode (id) findes
• Perioden tilhøre den angivne patient
• Perioden kan skiftes til den ønskede status.
• De angivne tidspunkter for effektuering, leveringstidspunkt, mm. giver mening.

Denne liste er ikke udtømmende men giver er lille overblik og de mest generelle valideringer som FMK benytter til at sikre mod fejl. Ud over disse er der en række mere specielle valideringer som også er nævnt i tidligere afsnit, disse er til for at sikre mod at apoteket ikke kommer i en situation hvor medicineringen ender forskudt, eller hvor man ender op med overlappende perioder som man ikke kan skifte status på.

Administration påkrævet er en tidlig validering, som sige at når UA påbegynder ekspeditionen af en DD periode, hvis FMK kan se at der ikke er planlagt noget medicin i perioden, dvs der skal ikke pakkes noget, så træder FMK ind og sætter perioden i status Ekspederes ikke, og returnere en advarsel i svaret om at der mangler administration i perioden.

Denne validering er en hurtigt stop klods for at UA ved en fejl får sendt en periode videre til PA uden at der rent faktisk skal pakkes noget. Der kan også være tale om en fejl, og at UA endnu ikke har opdateret administrationen, i så fald bør de gøre dette, og så forsøge at påbegynde ekspeditionen igen.

Denne validering gælder både for ordinære og akutte perioder.

DD ikke i bero er endnu en tidlige validering, som siger at når UA påbegynder håndteringen af en DD periode, så vil FMK sætte perioden status til Ekspederes ikke, såfremt at patientens DD er sat i bero, dvs enten apoteket eller lægen har bedt FMK om at sørge for der indtil videre ikke påbegyndes nye DD perioder, perioder som allerede er i Klar til pakning eller senere status kan stadig fortættes og ekspederes.

Denne validering virker som en hurtigt stop klods for at der ikke forsættes med at borgeren for DD hvis dette ikke er efter hensigten.

Denne validering gælder både for ordinære og akutte perioder.

Denne validering rammer perioder i status Planlagt & Apoteksbehandling påbegyndt og skal primært forhindre at ændringer i en patients medicinering slår igennem forskudt og sikre at patientens medicin for en given periode altid håndteres samlet.

Denne validering vil kun ramme patienter som tilsammen har 2 eller flere ikke supplerende DD kort, og virker ved at sammenligne de perioder som UA ønsker at påbegynde med de aktive DD perioder på alle patientens DD kort. Hvis der er perioder som FMK mener også skulle have været startet, eller mangler der perioder på en eller flere DD kort, vil FMK ikke tillade status skiftet før disse perioder også er inkluderet.

Denne validering gælder kun for ordinære perioder. Akutte perioder kan derfor startes på tværs af DD kort, selv om der er andre perioder på andre kort som har aktive dage i samme periode.

Denne validering rammer perioder i status Apoteksbehandling påbegyndt & Klar til pakning og har samme formål og virkemåde som valideringen om ”Perioder begyndes samtidig” i dette scenarie er der blot tale om de tilfælde hvor UA afbryder ekspeditionen om tager en periode en eller flere status tilbage.

Dette skal sikre at apoteket ikke får påbegyndt to DD perioder, hvorefter de afbryder ekspeditionen på den ene. Hvis dette skete ville UA ikke kunne påbegynde denne periode igen, da den ville blive blokeret af valideringen om samtidige påbegyndelse.

Denne validering gælder kun for ordinære perioder. Akutte perioder kan derfor afbrydes på tværs af DD kort, selv om der er andre perioder på andre kort som har aktive dage i samme periode.

Denne validering rammer perioder som er i en status som betyder de ikke er aktive, dvs periode i status: Ekspederes ikke, Kasseres & Ikke udleveret af apoteket. Som nævnt tidligere er det tilladt at have andre DD perioder som overlappe med periode som er i en af disse 3 statusser.

Hvis apoteket dog ønsker at igen sætte en af disse perioder i en anden status, validere FMK igen at der ikke i mellemtiden er blevet oprettet/opdateret andre perioder som nu har overlappende datoer, hvis dette er tilfældet vil FMK ikke tillade sådan et status skift.

Valideringen gælder både for ordinære og akutte perioder, og virker på samme måde som ved oprettelse af en ny periode, hvis ikke der ville kunne blive oprettet en periode som har de samme datoer som den ikke aktive periode, vil man ikke kunne genaktivere perioden.