Siden er ikke færdig, der vil komme flere forklarende billeder og alternative workflow

Dispensering i FMKs 1.6 snitflade er en udvidelse af Dosisdispensering som blev indført i FMK's 1.4.6.E3 snitflade. Med udgangpunkt i de dataformater og services som blev introduceret dengang, udvides og generaliseret modellen nu til at fælles datamodel for både dosisdispensering fra apotekerne, men også for den manuelle ophældning som sker ved bl.a. hjemmeplejen.

Målet med at udvidelsen til også at inkludere hjemmeplejens ophældninger er at skabe et fælles overblik over patientens pakkede medicin, med indsigt i den pakkede medicin kan en læge fx vælge af udskift en dosis-ændring til næste ophældning (så længe det er klinisk ansvarligt) og dermed mindske presset på apotek/hjemmepleje, som ellers skulle ud i akutte ompakninger.

Der understøttes 2 forskellige workflows for dispensering i FMK 1.6.

Apotekernes dosisdispensering er et af disse workflow som kendetegner sig med en større række status-skift på allerede planlagte dispenseringsperioder, og flere muligheder for substitution igennem processen.

Manuel ophældning er det andet nye workflow som rettes mod bl.a. hjemmeplejen hvor der ikke er samme koordinations-proces mellem 2 organisation (udleverings og pakkeapotek) og hvor processen er mere lige til med at foretage en ophældning og herefter skal denne registeres.

De 2 workflow gennemgås længere nede på siden, men først lidt omkring opsætningen af et nyt dispenseringskort og planlagte administrationer hertil, da denne proces er den samme i de 2 workflow.

Dispenseringskortet er det fælles bindeled mellem de forskellige elementer som til sammen udgør en basis for den fysiske dispensering af patientens medicin.

Kortet oprettes en en lille mængde data som er relaterede til dispenseringen i sin helhed.

Service-beskrivelse: her

Efter oprettelsen får man et ID på det nye dispenseringskort, som skal benyttes fremover når man skal opdatere kortet eller elementer som relatere sig til det.

Planlagt administration fungere som en administrationsplan for en given lægemiddelordination og skal tilknyttes til dispenseringskortet inden man kan få pakningen af medicinen registeret på FMK.

Det skal pointeres her at i FMK bør dispensering af medicin, og registreringen af dette, kun benyttes for medicin som pakkes/hældes op til patienten i X dage. Eventuelle lægemiddelordinationer som administreres dagligt, eller som patienten selv håndtere, er ikke en del af det FMK betegner som dispensering eller planlagt administration.

Systemer er velkommende til at anvende andre begreber i deres egen UI til deres brugere (Ophældnings-plan/skema, Planlæg DD-medicin, el.lign), hvis det bedre beskriver termer som deres brugere arbejder med i dag. Dermed ikke sagt at FMK ændre i vores navngivning.

Den planlagte administration kan ses som værende den ansvarlige organisations fortolkning af lægens dosering, og har også er også udformet efter en basic struktureret dosering.

En planlagt administration er begrænset til af kunne beskrive en eller flere doseringsperioder, med eller uden gentagelse, med doseringer angivet for de enkelte dage.

Det betyder dermed også at fri-tekst, “efter lokalt skema”, doserings-skemaer (IV-behandlinger), Doseringer uden begrænsninger, Doseringer hen over dagen, o.lign som ikke er specifikke nok, først skal udspecificeres inden de kan fungere som en planlagt administration. Nogle doseringstyper er generelt heller ikke velegnet til planlagt administration og dispensering, og bør derfor heller ikke anvendes (specielt doserings-skemaer (IV-behandlinger) og Doseringer uden begrænsninger er eksempler på dette).

Er lægens dosering tilstrækkelig struktureret, og ikke af en type der ikke bør anvendes, kan man ved oprettelse/opdatering bede FMK om “Anvend lægens dosering”, hvor FMK så automatisk omdanner lægens dosering til en ækvivalent planlagt administration som følger lægens dosering og doseringsperioder.

Det er muligt både at lave fast og PRN administrations-perioder. Hvordan man arrangere pakningen af disse overlader vi til den ansvarlige organisation at håndtere.

Service-beskrivelse: her

For at verificere sine oprettelse af både dispenseringskort og planlagt administration, bør man hente dispenseringskortet for at sikre sig data ser korrekt ud efter oprettelsen ved FMK. Hentningen af dispenseringskortet returnere en større mængde data end bare det som blev angivet ved oprettelsen af kortet, fordi der også hentes alle data som er relateret til kortet (dog filtreret efter hvad man angivet i sin forespørgsel).

Hentning af dispenseringskortet foregår altid på patient niveau, og hertil skal man så angive om man ønsker at fremsøge en eller flere perioder ud fra forskellige muligheder, eller alternativt om man ønsker sig er overblik over de forskellige administrationsplaner som er tilknyttet dispenseringskortet.

Generelt hvis kortet skal gennemgås bør det gøres ved at hente overblikket over administrationsplaner, og ikke for en given periode. Da FMK ofte vil afgrænse de doseringsperioder som ses når man henter dispenseringskortet for en periode. Såfremt man ønsker og se for en given periode, og der ikke findes en periode ud fra det valgte kriterie, så vil FMK informationerne fra kortet, men uden perioden.

Substitutionskladder er kun brugt ved apoteket, og vises kun på planlagte perioder. Kladderne vedligeholdes af apoteket til at angive hvilken substitution der forventes at skulle bruges til de nuværende planlagte periode. Men substitutionen er først “låst fast” når perioden er blevet sat “Klar til pakning”.

I svaret fra service en større mængde data, en visuel beskrivelse kommer herunder. Vi anbefaler man åbner billeder i et nyt vindue så man nemmere kan zoome.

Service-beskrivelse: her

Generelt holdes dispenseringskort ved lige ved at opdatere de planlagte administrationer når der komme ændringer til lægemiddelordinationen fra lægen.

Når dispenseringskortet hentes, vil der være advarsler omkring forskellige ting, disse advarsler har en “Prioritet”, hvoraf specielt dem med værdien “High” bør gennemgås, fordi de beskriver eventuelle fejl eller mangler. Advarsler filteres alt efter hvad der hentes service, fremfinder man data omkring en allerede pakket periode, vil advarsler omkring fx opdateringer som er sket siden ikke vises, da de ikke har nogen indflydelse på det som allerede er pakket. Det er derfor igen specielt vigtigt at man aldrig kun henter/viser dispenseringskortet med perioder, fordi man kan mangle vigtige advarsler som skal håndteres inden næste pakning.

FMK har regler om at såfremt der foretages en opdatering af lægemiddelordinationen, så skal den ansvarlige organisation, gerne snarest muligt, opdatere deres planlagte administration for den givne ordination. Dette gøres ved at kalde opdater planlagt administration, hvor man udpeger den med ID, og angiver det nye versionsnummer for lægemiddelordinationen. Er der ændringer i doseringen på den nye version af lægemiddelordinationen skal denne selvfølgelig afspejles i administrationsplanen. Forsøg på at pakke en ny dispenseringsperiode mens der er planlagte administration som endnu ikke er opdateret til at afspejle seneste version af lægemiddelordinationen vil medfører en afvisning af pakningen fra FMK.

eksempler på advarsler som eksistere i dag, og mange vil blive videreført til 1.6, findes her

Apotekets generelle workflow består at at vedligeholde dispenseringskortet frem mod en pakning, og ved aftalte tidspunkter med deres pakkeapotek, laves der en samlet “bestilling” af en eller flere pakkegrupper, som hver indeholder op til flere dispenseringskortet på tværs af forskellige patienter.

Nyt i 1.6 for apotekets workflow generelt er at man ved enhver opdatering af en dispenseringsperiode (også statusskift) skal angive versionsnummeret på den nuværende version af perioden i sin forespørgsel, og FMK validere at dette er den seneste version inden. Dette skal forsøge at forhindre at apoteket foretager kalde i blinde uden at vide hvilken status perioden burde være i.

Frem mod en pakning er der yderligere data som apoteket skal have oprettet, inden de for lov til at sende en dispenseringsperiode til pakning ved pakkeapoteket.

Det forventes generelt i denne beskrivelse af workflow at apoteket holder deres dispenseringskort og planlagte administration ved lige som beskrevet i Step 4 ovenfor.

Apoteket skal på forhånd oprette dispenseringsperioder, disse tilknyttes altid direkte på et dispenseringskort, og skal normalt altid være sekventielle, forstået på den måde at der ikke må være overlap mellem de datoer som indgår i perioderne. (Undtagelser til dette er alle perioder på dispenseringskort til organisationer, samt akutte perioder på ethvert dispenseringskort).

FMK tilbyder i forbindelse med at en periode sættes “Klar til pakning” at oprette en “næste” dispenseringsperiode ud fra start og slutdato angivet i forespørgslen til den service. Apoteket kan benytte dette såfremt de ønsker.

Servicebeskrivelse her

Frem mod en pakning kan udleveringsapoteket registrere hvilket lægemiddel man ønsker at få pakkes (alt efter hvad der er i sortiment) for hver planlagt administration i en substitutions-kladde. En kladde kan kun “oprettes”, ønsker man at ændre hvilken substitution man forventer at bruge, opretter man en ny kladde, og den gamle slettes. FMK supportere ikke ikke versionering af kladderne.

FMK kalder det for en “substitutions”-kladde, vel vidende at apoteket måske har andre ord som bedre ville beskrive at mange vælger det lægemiddel som skal pakkes. Konceptet set fra FMKs vinkel er dog at hvis udleveringsapoteket skal have pakket noget andet end det som står på lægemiddelordinationen, så anses det som en substitution af det som lægen har ordineret, derfor kalder vi det en substitution. Systemerne er velkommende til at give processen et andet navn i deres UI.

Dette step erstatter angivelsen af substitution direkte sammen med den planlagte administration i 1.4 snitfladen, hvor “Planlagt dispensering” indeholdte både angivelsen af en substitution og den planlagte administration. Der er flere grunde til at FMK har flyttet substitutionen ud som et separat workflow.

1. er fordi vi oplevede at antallet af gange hvor der skulle laves “fulde” opdateringer, blot for at skifte hvilket lægemiddel udleveringsapoteket ønskede pakket, resulterede i en stor mængde redundant data.
2. Hjemmeplejen har ikke samme brug for substitutions-angivelse før pakningen
3. Vedligeholdelse af den planlagte administration behøves i 1.6.0 KUN ske når lægen opdatere lægemiddelordinationen.

Substitutionskladder tillader at apoteket forsat kan “klargøre” deres pakning frem mod den deadline man har overfor pakkeapoteket, blot på en simplere måde som er specifikt for deres workflow, og resultere i mindre redundant data.

Hvis apoteket ønsker at anvende de substitutionskladder man har oprettet, skal dette angives når en periode sættes “Klar til pakning” i step A3.

Servicebeskrivelse findes her

Når apoteket har gjort data klar og perioden skal sendes til pakning ved pakkeapoteket, benyttes denne service. Det er i denne service størstedelen af de krav FMK har til apotekets data og vedligeholdelse ligger.

Hvor apoteket i 1.4 har haft mulighed for at “låse” for ændringer ved at flytte i status “Apoteksbehandling påbegyndt”, har vi valgt at fjerne dette i 1.6, for bedre at kunne understøtte den nye model med at dispenseringer på kortet først registeres når alt er låst.

Service understøtter at substitution ved udleveringsapoteket kan foregå på 2 måder (de kan ikke blandes).

1. Anvendelse af “UseDraftSubstitutions”, som markere overfor FMK at substitutionerne ligger som substitutionskladder for hver planlagt administration.
2. Anvendelse af “PlannedAdministrationSubstitutions” i forespørgslen, hvor man for hvert planlagt administration kan angive sin subsitution direkte, uden at skulle angive den som en kladde først.

Et CreateNextPeriod element overtager den tidligere funktionalitet i 1.4, hvor FMK automatisk oprettede næste periode, såfremt den ikke allerede var oprettet på forhånd af apoteket. Dette er optionelt at anvende.

“IsPreflight” er stadig supportere til apotekets prøvekørsler.

Service beskrivelse her

Når udleveringsapoteket har fået sat perioden “Klar til pakning” i forrige step, er det tid til at pakkeapoteket overtager. Inden pakkeapoteket begynder at foretage den fysiske pakning, bør de informere FMK om at man påbegynder arbejdet med at pakke en given periode. Ved at benytte denne service flyttes perioden i status “Pakning påbegyndt” og perioden låses til pakkeapotekets kontrol.

Servicen er meget simpel og uden de store valideringer af periodens indhold. Der valideres primært på at periodens ID er korrekt, tilhører personen, og versionsnummeret er korrekt og dens nuværende status er “Klar til pakning”.

Efter perioden er flyttet til “Pakning påbegyndt”, er det muligt for pakkeapoteket at foretage yderligere substitutioner, og efterfølgende markere pakningen som afsluttet.

Servicebeskrivelse her

Substitution foregår ofte ved pakkeapoteket, typisk er der tale om varer fra taksten som grundet nye priser bliver substitueret til den billigste variant.

Såfremt der er tale om lægemidler fra taksten, foretager FMK nogle valideringer af at pakkeapotekets substitution er i substitutionsgruppe med det lægemiddel som udleveringsapoteket har valgt. (Der findes undtagelser i nogen situationer, fx for varer som er udgået fra taksten).

Substitutionen ved pakkeapoteket er efterfølgende synligt på dispenseringen i perioden, sammen med den subtitution som udleveringsapoteket eventuelt har valgt.

Servicebeskrivelse her

Når den fysiske pakning er foretaget, og dispenseringsperioden er gjort klar til at sendes retur til udleveringsapoteket, skal denne status overføres til FMK og dispenseringsperioden skifter status til “Pakning afsluttet”. Hermed har pakkeapoteket igen sluppet deres kontrol over perioden, og den er klar til at udleveringsapoteket kan ekspedere og udlevere perioden.

På lige fod med step A4, foretager der kun valideringer af periodens ID, Version og nuværende status, samt sammenkobling med den angivne patient.

Servicebeskrivelse findes her

Når pakkeapoteket har overleveret den pakkede dispenseringsperiode til udleveringsapoteket, er den klar til at der kan foretages en udlevering til patienten. Dette kan enten ske ved at patienten kommer og afhenter perioden, eller den afsendes med post/bud til patienten.

På lige fod med step A4 og A6, er valideringerne primært af periodens ID, Version og nuværende status, samt at perioden hører sammen med den pågældende patient.

Ved ekspedition på FMK bliver der for hver af de planlagte administrationer i perioden, oprettet en udleverings på udleveringsgrundlagene på den lægemiddelordination som den planlagte administrationer er tilknyttet. FMK-teamet er dog opmærksomme på at der kan forekomme situationer hvor der ikke eksitere et udleveringsgrundlag længere når perioden udleveres, i de tilfælde vil FMK returnere advarsler omkring dette i vores response-header.

Servicebeskrivelse findes her

TODO

Workflowet med at registrere ophældning af medicin igennem dispensering i FMK 1.6 er simplificeret en del. Dette skyldes bl.a. at mange af de forlæggende handlinger med at anskaffe medicinen allerede er dokumenteres på FMK, igennem Udleveringer på udleveringsgrundlag. Og der er heller ikke nogen brug for et “bestillings” workflow som ved apoteket. Registreringen af ophældningen er derfor kogt ned til 1 service, som kan anvendes med meget få oplysninger omkring den pakkede medicin, og så tager FMK automatisk udgangspunkt i de planlagte administrationer til at danne en fuld dispenseringsperiode.

Registrering af ophældning sker helst kort tid efter at den fysiske pakning har fundet sted, og foretages af den personer som har foretaget pakningen af medicinen til patienten. Alternativt kan servicen kaldes som system, hvilket FMK så antager skyldes brugeren som har foretaget pakningen ikke har haft netværksadgang.

Servicen kræver meget få faktiske data til at foretage registreringen, men foretager i steder rigtige mange valideringer af at de planlagte administrationer som er på det dispenseringskort der bliver pakket ud fra er korrekt og up-to-date i forhold til lægemiddelordinationerne. Vi gør dette for at sikre data når den faktisk periode skal registeres med den dispenserede medicin. Dette kan medføre at FMK afviser registreringen indtil data på dispenseringskortet og dets planlagte administrationer er tilrettet.

Kald til servicen inkludere følgende felter:

• Patientens ID (CPR, eCPR)
• Dispeneringskortets ID
• Dato hvor det pakkede medicin starter (Optionelt)
• Dato hvor det pakkede medicin slutter
• Data omkring hvilke udleveringer der er anvendt (Optionelt)
  • ID på den planlagte administration
  • ID(er) på den udlevering (på udleveringsgrund) der er anvendt
• Flag om hvorledes ens kald er en prøvekørsel

Såfremt man anvendes systemkald til at foretage sin registrering, er det vigtigt man er ops på at man helst skal angive dato hvor det pakkede medicin starter. Dette så man undgår at FMK anvender “dags-dato” som start, hvis den faktisk ophældning var sket aftenen før, men brugeren først har fået netværksadgang efter midnat.

Til forskel for apotekets workflow har det manuelle workflow ikke lige så meget fokus på substitution. Vi tillader at man registrere hvilke udleveringer der er anvendt for den givene planlagt administration, og systemer kan derigennem finde frem til det pågældende lægemiddel. Desuden har vi tidligere blevet oplyst at til forskel fra apoteket, så kan der i en given periode sagtens anvendes forskellige substituerbare lægemidler, hvilket apotekets workflow ikke understøtter. Så frem for en meget kompliceret og uforståeligt løsning med at registrere substitutioner ned på dags/tidspunkts niveau, har vi den nuværende løsning som giver mulighed for at signalere hvilke lægemidler der er i spil, men uden at det specificeres ned i detaljer som for FMK ikke er nødvendige.

Prøvekørsel er at begreb som manuel dispensering “arver” fra dosisdispensering, hvor man ofte gerne vil kører en kontrol om FMK mener data er korrekte, men uden man faktisk ønsker at registrere at man har foretaget en ophældning. Servicen kører alle valideringer valideringer igennem og returnere fejl såfremt der findes nogen, alternativt OK såfremt en registrering ville være OK på det tidspunkt forespørgslen fandt sted. Apoteket bruger bl.a. prøvekørsler til en nattelig gennemgang af alle deres dispenseringskort, og opsamler eventuelle fejl til udbedring om morgnen.

Servicebeskrivelse findes her

TODO